Para escribir un documento colaborativo con personas remotas, veamos cómo usar el mejor software de colaboración en línea.
Cuantas veces hemos tenido que preparar un documento importante delineando las consideraciones y aportes de colegas o stakeholders, cuidando de juntar todo en un solo documento, como lo requiere el trabajo final.
En lugar de perder el tiempo creando cada documento personalizado y luego pasar por la complicada operación de combinación, podemos usar uno de los muchos programas de escritura que le permiten escribir simultáneamente en línea para generar inmediatamente un documento de “múltiples manos”. incluso si los escritores están muy lejos, siempre que una simple conexión a Internet sea suficiente.
veamos juntos las mejores herramientas gratuitas para compartir documentos y escribir al mismo tiempo.
De esta forma, aumentaremos significativamente nuestra productividad, tanto en el trabajo como en el entorno estudiantil (en el colegio o la universidad).
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una) Documentos de Google
Uno de los programas de escritura colaborativa más efectivos ni siquiera requiere instalación en una PC, funciona muy bien en la red; Estamos hablando de Documentos de Google.
Una vez que se abra el sitio correspondiente, simplemente haga clic en el botón Ir a Documentos de Google e ingrese sus credenciales de inicio de sesión para cualquier cuenta de Google.
Podemos usar tanto la cuenta que usamos para Gmail como la cuenta que usamos en dispositivos Android, lo importante es que la cuenta utilizada ya sea conocida por nuestros futuros empleados (quienes recibirán, como veremos más adelante, una invitación para participar en su dirección de correo electrónico, mejor que sea reconocible).
Si aún no tenemos una cuenta de Google, podemos crear una desde el enlace aquí -> Crear una cuenta de Google.
Ingrese sus credenciales y acceda a una especie de tablero con todos los documentos que ya ha creado, una serie de plantillas disponibles y documentos guardados en Google Drive (un lugar ofrecido para documentos); para crear un nuevo documento, haga clic en Vacío.
Ante nosotros habrá un verdadero editor de texto al estilo de Word, con guardado automático en la nube y todas las herramientas para redactar cualquier documento.
Antes de comenzar a escribir, configuremos el uso compartido de documentos haciendo clic en la parte superior derecha Cuota.
Si aún no lo hemos hecho, se nos pedirá que nombremos el documento; una vez hecho esto, aparecerá una pequeña ventana con un campo de texto.
Podemos introducir en este campo las direcciones de correo electrónico de los usuarios que queremos que accedan al documento, o simplemente introducir el nombre de los que están guardados en la lista de contactos de Gmail o Android (aparecerán inmediatamente).
Alternativamente, podemos obtener un enlace que se puede compartir en el chat haciendo clic en el elemento en la esquina superior derecha de la ventana. Obtener enlace para compartir.
Al agregar, es importante establecer permisos para el documento haciendo clic en el ícono de lápiz junto al cuadro de texto: para que los usuarios colaboren, debemos otorgar permisos de edición.
Para un control más preciso sobre el acceso y lo que pueden hacer los colaboradores, haga clic a continuación. Promover para poder controlar los cambios relacionados con el acceso, la incorporación de nuevas personas sin su consentimiento y la desactivación de las opciones de descarga, impresión y copia para personas no autorizadas.
Tan pronto como se agregue al menos un coautor, aparecerá un cursor de otro color, en referencia al usuario que acaba de ingresar al documento: podrá escribir e integrarse en el registro en tiempo real para tener un verdadero compartido y documento colaborativo.
Además de trabajar juntos en el documento, también tendremos acceso a un pequeño chat para que podamos planificar mejor nuestra escritura juntos y comentar las adiciones y mejoras juntos.
2) Microsoft Word en línea
Otra herramienta que puedes usar para compartir un documento y escribir al mismo tiempo con otros usuarios es Palabra en líneaque puede ser utilizado de forma gratuita por cualquier persona con una cuenta disponible de Microsoft o Outlook.
Se nos pedirá que ingresemos las credenciales para iniciar sesión en una cuenta de Microsoft o Outlook; ingrese las credenciales de nuestra cuenta o, si aún no tenemos una, registre una nueva cuenta usando el enlace aquí -> Crear una cuenta de Microsoft.
Una vez que tengamos acceso a nuestra cuenta, tendremos acceso a un tablero con todos los documentos en línea ya creados, los modelos que ofrece el sitio y los que posiblemente estén presentes en la nube de OneDrive.
Para crear un nuevo documento de Word, haga clic en Nuevo documento en blanco.
Se abrirá una nueva ventana, similar al programa Word que podemos instalar en un ordenador, pero que funciona completamente online (podemos usarlo con cualquier sistema operativo).
Una vez que haya visto la interfaz intuitiva de este Word Online, haga clic en el elemento en la esquina superior derecha. Cuota.
Se abrirá una nueva ventana en el centro donde puede configurar la colaboración.
Simplemente ingrese las direcciones de correo electrónico de los colaboradores en el campo A y configurar el acceso de voz Destinatarios autorizados a cambiar.
Podemos elegir si pueden editar el documento o solo verlo, y también elegir si los cambios solo los deben realizar los colaboradores con cuentas de Microsoft o no (muy bien si no sabemos si están suscritos al servicio).
Alternativamente, siempre podemos enviar un enlace para compartir haciendo clic en la entrada URL del enlacelo que te permite crear un buen enlace para compartir en el chat.
Una vez agregados todos los colaboradores, tendremos disponible un documento compartido, se mostrarán los cambios (en tiempo real solo si también tenemos una suscripción a Office 365) en el documento, y también tendremos una pequeña charla donde podemos discutir nuevos puntos y adiciones.
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