Cómo preparar una factura en Excel o LibreOffice desde cero, de forma sencilla y con todos los datos necesarios
Para aquellos que necesitan crear una cuenta para solicitar dinero para trabajar como autónomo o consultor o para una empresa, veamos aquí cómo crear factura individual en excel, sencillacomenzando desde cero, sin usar una plantilla ya hecha.
Crear factura en Excel es un trabajo relativamente fácil, solo tiene que preparar la tabla, configurar algunas reglas, agregar la información que necesita y luego, si desea hacer un trabajo más técnico, también agregue algo de automatización de cálculo. por supuesto que es posible use una plantilla de factura ya preparada por expertos, descargue uno y configúrelo. Algunas plantillas ya están disponibles en Excel, para ello es necesario abrir una nueva hoja e ir al formulario Expediente y busque facturas en el campo de búsqueda. Otros modelos están disponibles en el sitio web dedicado Plantillas de factura gratis o sobre otros Descarga gratuita de plantillas de sitios web de Excel.
En este caso, sin embargo, veamos cómo Pasos para Crear una Factura Simple en Excel desde Cero (la guía también trabaja con Calculadora de LibreOffice).
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Para hacer una factura simple en Excel, la información requerida es:
- Datos del proveedor
- Nombre
- Dirección y código postal
- Número de teléfono
- Número de valor agregado
- Código Fiscal
- Datos del comprador
- Nombre
- Dirección y código postal
- Número de valor agregado
- Código Fiscal
- Fecha de la factura
- Número de cuenta
- Descripción del servicio o producto que se vende
- El precio de un producto (un producto o servicio)
- Importe total a pagar
- Método de pago
Preparar factura en Excel
A continuación, abra una hoja de Excel en blanco y elimine las cuadrículas inmediatamente para tener una hoja en blanco con la que trabajar. Para hacer esto, vaya a “Diseño de página“y deseleccionar “Parrilla” en la sección Ver.
Ahora necesitamos cambiar el tamaño de algunas de las columnas y filas para tener más espacio para escribir información más larga, como la descripción del artículo. Para cambiar el tamaño de una fila o columna, haga clic y arrástrela con el mouse. De forma predeterminada, las filas se establecen en una altura de 20 píxeles y las columnas se establecen en un ancho de 64 píxeles. Para una configuración optimizada, puede cambiar el tamaño de columnas y filas de esta manera:
- Fila 1: 45px
- Columna A: 385 píxeles
- Columna B: 175px
- Columna C: 125px
Luego ajuste las filas y columnas al tamaño sugerido.
Línea 1 debe contener el nombre del vendedor y la palabra “Factura”. El espacio adicional le permite aumentar el tamaño de fuente de este título para mejorar la presentación gráfica que capta la atención del destinatario. Columna A contiene la mayor parte de la información importante (y más extensa) de la factura: detalles del comprador y del vendedor, descripción del artículo y método de pago. Columna B contiene fechas. En la columna C escribiremos el número de factura, la fecha de la factura, el precio individual de cada artículo enumerado y el monto total adeudado.
Información preliminar de la cuenta
En la columna A línea 1ingresar Nombre, aumente el tamaño de fuente (18 pt) y ponga el texto en negrita para que quede más claro. A Columna B Línea 1, escriba “Factura” para hacer inmediatamente qué tipo de documento es. el tamaño de la fuente podría establecerse en 28 puntos, y el estilo de escritura podría ser todo en mayúsculas y tal vez cambiar el color a gris.
En la columna A, líneas 4, 5, 6 y 7ingrese la dirección (dividida en dos líneas), el número de teléfono, el número de IVA y el código fiscal
En la columna B filas 4 y 5escribe “FECHA:” Tanto como “NÚMERO DE CUENTA:” con texto en negrita y alineado a la derecha. Le columnas 4 y 5 de la columna C estos son lugares para insertar la fecha y el número de factura.
Finalmente, para la última información de ayuda, ingresaremos el texto “Cuenta para:“(resaltado en negrita) en columna A, línea 9. Las líneas 10, 11, 12 y 13 se pueden usar para ingresar los detalles del destinatario.
Detalles del producto o servicio
Para agregar productos y servicios de facturación, debemos agregar algunas filas más a la hoja.
Luego une las columnas A y B en la fila 15. (resalte dos celdas y luego presione la tecla Unir arriba) escriba un título para los elementos enumerados, que pueden aparecer en la columna A, líneas 16-30), con fechas de vencimiento (columna B, líneas 16-30). Después de fusionar las columnas A y B en la fila 15, dé a la celda un borde en todos los lados (usando el botón de borde en el Fuente tarjetas Casa), tal vez incluso usando un color de relleno gris claro o algún otro color. Haz lo mismo para la celda C15.
En la primera celda de la línea 15, escribe DESCRIPCIÓN y alinear el texto al centro. En C15 escribir PRECIO, poniendo ambos en negrita para el encabezado de la tabla. El espacio de la línea 16 a la línea 30 de las columnas A y B lo asignamos para agregar un borde inferior. En su lugar, las celdas 16 a 29 de la columna C pueden estar rodeadas por un borde izquierdo y otro derecho.
Selecciona la celda C30, dale un borde alrededor de toda la celda y un degradado de color para que se destaque. A la izquierda (entonces B30) escribe TOTAL y alinea a la derecha.
Esto completa la estructura de la factura, con la opción de agregar otra línea según la cantidad de artículos. que debería verse así.
Reglas, fórmulas y automatismos
Si las fechas están en la columna B, líneas 16-29, seleccione esas celdas y haga clic en “Formato numérico“En el capítulo”Número“del mapa”Casa“. Luego elige el formato Fecha en numeros por lo que ese campo es siempre una fecha bien escrita.
Del mismo modo, resalte las celdas C16-30 y seleccione “Evaluar” para indicar los precios en euros.
Para agregar automáticamente todas las cantidades individuales y reflejarlas en la celda “General” que hemos creado, seleccione la celda (C31 en este ejemplo) e ingrese la siguiente fórmula:
=SUMA(S16:S29)
Ahora, habiendo rellenado los campos de precio, la celda el total se completará automáticamente con la suma.
Continuando, ingrese el texto “Método de pago:” en A34 u otra información según sea necesario, por ejemplo, ingresando las formas de pago aceptadas para pagar una factura o excluyendo el IVA u otras notas importantes.
A la derecha de la columna de precio, puede agregar una columna para cálculo del coste total IVA incluidoponiendo en la primera columna el precio sin IVA o imponible. Para agregar el 22% de IVA, la columna de precio total debe tener la siguiente fórmula: \u003d C16 * 1.22 . Desde la esquina inferior derecha, arrastre hacia abajo hasta la suma para extender la fórmula a otras celdas. También puede agregar la columna E con el IVA (22%) escrito y luego usar la fórmula en la columna D como: \u003d C16 * E16 + C16 .
Para el toque final, no olvide agregar un agradecimiento en la última línea.
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