Guía básica para usar Microsoft Outlook y funciones básicas

Mini guía del usuario para comenzar con Microsoft Outlook, uso de la cinta y funciones de correo, calendario, tareas

usar perspectivas Microsoft Outlook el programa más utilizado y famoso del mundo administrar el correo electrónico en su computadoraincluso si es un programa incluido con Office.
Outlook es vital para muchas organizaciones, no solo por su obvia capacidad para administrar el correo electrónico, sino también por sus funciones de calendario, tareas y libreta de direcciones.
Para las empresas, la conveniencia es conectar Outlook al servidor de Exchange para que todos puedan usar la misma libreta de direcciones y los mismos calendarios, lo que la convierte en una excelente herramienta de colaboración en toda la empresa.
Para uso doméstico, Outlook se usa principalmente para descargar correo a su computadora y almacenarlo en línea, pero incluso si la mayoría de la gente definitivamente no usa Exchange en casa y probablemente ni siquiera sepa qué es. Las características y funciones de Outlook lo convierten en una poderosa herramienta de administración de tareas incluso para uso personal y no profesional, para leer correos electrónicos, realizar un seguimiento de las citas, organizar libretas de direcciones y más.
En eso liderazgo hacemos curso corto y concentrado sobre el uso de Microsoft Outlook (tomando la última versión, Outlook 2013) para Conozca sus principales características y personalícelo para cada cuenta de correo electrónico.
Cualquiera que use programas de Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint, etc.) también tiene Outlook en su computadora y puede abrirlo para el primer acceso.

Como producto de la serie Office, encontrará una interfaz familiar que es ligeramente similar a la de Word, incluso si tiene un propósito completamente diferente.
De forma predeterminada, Outlook muestra la carpeta Bandeja de entrada con la cinta en la parte superior, que está oculta para ahorrar espacio en la pantalla.
Para ver y esconderse rápidamente cinta, solo presione las teclas CTRL – F1
Puede bloquear la barra haciendo clic en el botón que la arregla, no la oculta.
La cinta de opciones hace que sea mucho más fácil encontrar botones para activar funciones y usar herramientas de software.

Pestaña de inicio tiene diferentes botones según el modo y la pantalla en la que se encuentre.
La pantalla principal tiene opciones para correo.
A lo largo borde izquierdo de Outlook hay carpetas y en la parte inferior de este panel están los modos de Outlook: Bandeja de entrada, Calendario, Personas, Tareas, etc.
Si hace clic en la flecha en la parte superior de la barra de navegación, la barra se expande para mostrar la estructura de carpetas de su cuenta de correo electrónico.
Haga clic en tres puntos para acceder a modos adicionales de Outlook: Notas, carpetas de Outlook y accesos directos.
En Opciones de navegación, puede cambiar el orden de visualización de varios elementos y deshabilitar la navegación compacta si está utilizando un monitor grande.

Tablero Enviar recibir Afecta específicamente a la funcionalidad del buzón, pero también aparece en otros modos (calendario, tarea, etc.), aunque no tendrán la misma funcionalidad.
Dependiendo del tipo de protocolo de correo electrónico que esté utilizando (IMAP o POP), es posible que pueda o no descargar solo los encabezados de los mensajes, marcar o anular la selección de los mensajes para descargar y otras funciones (que solo están disponibles con IMAP, siempre se recomienda)

Pestaña carpeta le permite administrar carpetas en su cuenta de correo, crear nuevas, seleccionar reglas para fusionar automáticamente cartas antiguas y otras propiedades.
No hay carpetas en el modo de calendario, por lo que puede copiar o mover calendarios desde este menú.
Una estructura de carpetas es esencial para administrar y organizar su correo, para que no pierda mensajes importantes y encuentre su correo más fácilmente.
En otro artículo vimos cómo crear reglas y filtros de correo en Microsoft Outlook para organizar el correo en carpetas

opciones de pantalla contienen funciones importantes para ocultar o mostrar alguna información y elementos de la interfaz de Outlook, entre los que también se encuentran Recordatorio
En el modo de calendario, puede cambiar la forma en que ve los días, con vista y color mensual, semanal o diario.

Las opciones de la cinta, como se mencionó anteriormente, cambian dependiendo de dónde se encuentre.
Si está escribiendo una nueva carta, encontrará todos los botones para dar formato al texto, para agregar archivos adjuntos, imágenes, etiquetas, etc.
Tablero insertar está presente en todas las secciones de Outlook y le permite cambiar el contenido de mensajes, acciones, eventos del calendario.
En el caso de los correos electrónicos, hay un botón de Opciones donde puede encontrar una opción de tema, colores, fuentes y efectos, CCN (copia oculta que se usará para ocultar los destinatarios de los correos electrónicos) y un mensaje de confirmación.
En cambio, la pestaña Revisión contiene funciones automáticas de corrección ortográfica y gramatical para ayudarlo a evitar errores al escribir correos electrónicos.
También puede traducir los mensajes enviados a otros idiomas.

Ahora pasemos a configurar una cuenta de correo electrónico, que puede ser automática o manual
Cuando inicie Outlook por primera vez, se le pedirá que configure una cuenta, que también puede omitir primero y agregar más tarde.
De hecho, puede usar Outlook sin una cuenta en los modos de calendario, tarea y nota.
Sin embargo, dado que este es un programa principalmente para la administración de correo electrónico, vale la pena agregar una cuenta de inmediato probando la configuración automática, donde solo necesita ingresar el nombre de usuario y la contraseña que usa para acceder a su buzón.
Si la configuración automática no funciona (definitivamente funciona con las direcciones de Hotmail y Outlook.com, pero no funciona con otros proveedores), debe continuar Ajuste manual
Para agregar una cuenta a Outlook, debe ir a la pestaña archivo en la cinta y siga el procedimiento de ajuste manual.
Al configurar manualmente, la primera opción es usar una cuenta POP o IMAP (o una cuenta de Exchange si está configurando Outlook en la oficina).
Ya lo hemos visto en otro artículo diferencias entre IMAP y POP que son sintéticamente:
Popular o Protocolo postal es el protocolo más antiguo utilizado para descargar correo a una computadora.
IMAP en su lugar, le permite copiar la estructura de sus carpetas de correo web y sincronizar los mensajes sin hacerlos desaparecer del servidor de correo, con la capacidad de descargar solo los encabezados de los mensajes sin obstruir su computadora con miles de correos electrónicos y archivos adjuntos.
Si es posible, elija siempre IMAP.
Puede consultar la guía sobre cómo agregar una cuenta de Yahoo Mail a Outlook cambiando las opciones según su proveedor de correo.
En otro artículo, también expliqué paso a paso cómo configurar Microsoft Outlook con GMail para recibir y enviar correo desde una PC.

Se pueden agregar y administrar muchas cuentas de correo electrónico en Outlook tanto como sea necesario.
Si usa varias cuentas de correo electrónico, como una personal y otra para el trabajo, un cliente de correo electrónico como Outlook realmente puede marcar la diferencia y le permite vincular citas y tareas del calendario para administrar completamente su vida.
Después de agregar dos cuentas, puede seleccionar la cuenta que desea configurar de la lista desplegable en la parte superior de la página Información de la cuenta en la pestaña. archivo
Darle «Configuraciones de la cuenta«puede crear una nueva cuenta, restaurar la ya agregada, eliminarlas, establecer la preferida y cambiar otras configuraciones.

Administre su libreta de direcciones y agregue contactos a Outlook
Para administrar sus contactos en su libreta de direcciones, abra el modo Personas desde la pestaña Inicio y agregue direcciones y otra información desde la interfaz principal.
Sin embargo, es casi seguro que necesitará importar una libreta de direcciones de su Google, Yahoo o cualquier sitio que utilice.
Luego, deberá exportar los contactos de esta libreta de direcciones y luego importarlos a Outlook.
Normalmente, esto sería un trabajo fácil si cada cuenta no usara sus propios formatos y podrían surgir complicaciones.
La forma más sencilla es sincronizar su libreta de direcciones entre Gmail y Outlook e importar sus contactos.
De lo contrario, tendrá que usar vCards como se describe en Cómo importar archivos vCard (vcf) a los contactos de Windows y Microsoft Outlook.

Explorar funciones más avanzadas de Microsoft Outlook que hemos visto en otros artículos:

– Si tiene varias computadoras desde las que puede ver el correo electrónico, pero no puede usar el servidor Exchange, en otro artículo vimos cómo sincronizar Microsoft Outlook en varias computadoras

– Deshabilite la respuesta a todos y reenvíe el correo electrónico en los mensajes enviados con Outlook

– Posponer el correo electrónico para la entrega programada

– Cómo posponer el correo electrónico para la entrega programada

Finalmente, si no tiene Outlook y está buscando un programa gratuito similar, puede consultar la lista los mejores clientes de correo electrónico alternativos para que Microsoft Outlook lea el correo de su computadora

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