10 formas incorrectas de usar el sitio de correo de Gmail, administrar sus correos electrónicos y usar las funciones básicas de Gmail
Hace algún tiempo, un ingeniero de Google decidió trabajar por su cuenta en un nuevo proyecto de Correo electrónico luego de una solicitud de ayuda de un usuario que se quejaba de que pasaba demasiado tiempo buscando mensajes en su bandeja de entrada.
El 1 de abril de 2004, casi por accidente y gracias a una iniciativa independiente, hace exactamente 10 años, nació Gmail, que es con diferencia el servicio de correo electrónico online más utilizado del mundo. Aunque han pasado 15 años desde el nacimiento de Gmail, y han pasado muchos más desde el nacimiento del correo electrónico, muchas personas continúan mal uso del correo electrónico y Gmail.
Inmediatamente 10 tipos de errores algo que todos hemos hecho, pero que, por el contrario, conviene evitar o, en todo caso, minimizar en la medida de lo posible.
una) Crea muchos borradores
Cuando hace clic en el botón de redacción en Gmail, se abre la ventana de redacción del mensaje.
Si escribe algo y luego presiona la tecla Cerrar, guarda ese mensaje como borrador.
Esto se puede usar para tener una especie de bloc de notas para guardar listas de tareas, pero lo más probable es que esté lleno de basura y mensajes parciales no enviados.
Todos aquellos que usan Gmail encontrarán cientos de mensajes vacíos e inútiles en Borradores para eliminar.
2) Elimine mensajes para que no haya mensajes sin leer en su bandeja de entrada.
Érase una vez, cuando los correos electrónicos estaban limitados por el espacio disponible, tenía sentido eliminar los mensajes que ya no se necesitaban. Sin embargo, hoy en día, como hay todo el espacio y como todos los días llegan mensajes de todo tipo, no es recomendable borrarlos, sino organizarlos en carpetas o etiquetas mediante filtros. Puede filtrar los correos electrónicos para que no aparezcan en la sección principal, o puede archivar los mensajes para eliminarlos de su bandeja de entrada sin eliminarlos.
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3) Marcar todo como leido’
Como en el párrafo anterior, en Gmail no es recomendable marcar todo como leído para que todo esté en orden, puedes dejarlo sin leer, pero organizándolo en diferentes carpetas.
El error es marcar los mensajes como leídos pensando que volverás a ellos más tarde. También tenga en cuenta que solo los mensajes que también llegan a la bandeja de entrada se consideran no leídos por los programas de notificación y las aplicaciones móviles, el resto se ignora.
Pero ella está completamente olvidada.
4) Demasiados correos electrónicos sin leer
Continuando con el punto anterior, este es un error de mensaje no leído en el buzón principal.
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cinco) Escríbete a ti mismo para guardar archivos o notas.
Yo también he usado Gmail en el pasado como un lugar para almacenar documentos, archivos o archivos adjuntos mientras me enviaba mensajes.
Gmail fue el primer servicio de correo electrónico en proporcionar un enorme gigabyte de espacio para archivos de forma gratuita, por lo que usar todo ese espacio (estamos hablando de hace 10 años) también era normal, como si fuera una unidad en la nube.
En los últimos años, con el énfasis en los verdaderos servicios en la nube, se debe evitar este método de operación.
Es deseable contar con aplicaciones como Onenote, Evernote o Dropbox, Google Drive y Onedrive para archivos de gran tamaño.
Ponon debe enviarte por correo electrónico los documentos, enlaces y archivos adjuntos que deseas conservar. Sin embargo, a veces parece más fácil que enviar un correo electrónico, porque permanecerá en su bandeja de entrada para siempre.
6) Exagere con accesos directos y carpetas
Gmail admite etiquetas anidadas. La creación de etiquetas es útil para organizar correos electrónicos similares o de los mismos remitentes. Lo importante es que no sean demasiados y que se muestren todos en la lista de la derecha sin hacer scroll, de lo contrario podremos olvidarnos de muchas categorías y muchos mensajes recibidos.
7) Ir mal entre respuestas y Responder a todos
A veces presionas el botónrespuestas” en un mensaje grupal para compartir una idea, que, sin embargo, solo la recibirá la persona que envió la última respuesta. En otros casos, haga clic en Responder a todoscuando en realidad querías escribir una respuesta personal.
Para evitar este tipo de errores, Gmail tiene dos características muy importantes a tener en cuenta:
– Utilice la función para cancelar el envío incorrecto de correo
– Poner Responder a todos cómo configurar el comportamiento predeterminado en el botón Responder para enviar rápidamente un correo electrónico a un grupo de contactos
ocho) Responder correos electrónicos sin cambiar el asunto
Las discusiones por correo electrónico a menudo terminan desviándose del tema.
Si está tratando con correos electrónicos importantes, al responder a un correo electrónico, debe verificar si es apropiado cambiar el asunto, en lugar de mantener el anterior del primer correo electrónico.
nueve) Pensar que Gmail no se puede usar sin conexión
Aunque con funciones más limitadas, también puede abrir Gmail como un programa independiente cuando no tiene una conexión a Internet.
10) No use operadores de búsqueda avanzada
El objetivo de Gmail desde sus inicios ha sido proporcionar un servicio de correo electrónico que sea fácil de encontrar.
Por esta razón, la búsqueda de Gmail es muy potente, mejor que cualquier otro servicio similar, pero es necesario conocer los operadores y los comandos para usarlo.
en otro articulo Operadores de búsqueda avanzada más útiles en Gmail.
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