Una guía de la función de combinación de correspondencia en Word, Excel y LibreOffice para crear plantillas personalizadas y editables según el momento
Cuántas veces hemos tenido que rellenar manualmente cartas, etiquetas o invitaciones con diferente información en cada una de ellas: básicamente tenemos que copiar el modelo de carta o etiqueta a toda la hoja (datos fijos) y rellenar cada una de ellas con diferentes datos para entrar (datos flexibles).
Esta operación puede ser muy tediosa y repetitiva, pero afortunadamente los programas que se utilizan para escribir y administrar datos son excelentes para ayudarnos con la combinación de correspondencia, lo que nos permite replicar datos flexibles en modelos creados con datos fijos para generar todos los boletos, cartas o etiquetas con todos los datos necesarios de una sola vez.
Echemos un vistazo en esta guía. cómo hacer una combinación de correspondencia en word, excel y libreofficepoder crear numerosas impresiones con datos fijos y flexibles y elegir cada cierto tiempo el mejor programa para realizar esta operación en nuestro ordenador.
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Cómo hacer una combinación de correspondencia con Word y Excel
Para crear una combinación, comencemos a escribir la parte fija de nuestro documento en Word: podemos obtener ayuda de implementación de plantillas que ofrece el programa Officeasí que tienes una base para empezar.
Después de compilar la parte “fija”, debemos especificar en el documento de combinación de correspondencia, es decir, las partes que deben compilarse con datos flexibles. Haga clic en el menú en la parte superior Letrasluego presione hacia arriba Iniciar combinación de correspondencia -> Asistente de distribución de correo.
Se abrirá una barra lateral a la derecha del documento, donde lo guiaremos en la creación de la combinación: seleccione el tipo de impresión que desea realizar (Letras, Mensajes de correo electrónico, Sobres, Etiquetas o Lista), Pulse en Próximonosotros elegimos Usar documento actual o Cambiar el diseño del documento (el programa generará los campos a rellenar por sí mismo), haga clic de nuevo Próximo y en la siguiente sección elegimos Crear una nueva lista para crear datos flexibles.
Para mayor comodidad, también podemos usar Excel, mucho más adecuado para generar datos de combinación de correspondencia; Dejando el documento de Word colgando por un momento, abrimos Excel y comenzamos a insertar los datos que se utilizarán para la combinación en varias filas y columnas.
Para ello, también podemos crear uno mesa sencillapara hacer todo lo más ordenado posible y hacer nuestra tarea más fácil cuando volvamos a Word.
Después de crear un documento de Excel con datos flexibles y guardar la hoja de cálculo, volvamos al documento de Word y en la barra lateral vayamos a la sección de selección de datos para que podamos hacer clic en el botón Navegar.
Se abrirá una ventana donde solo tendremos que seleccionar el documento de Excel previamente creado; una vez hecho esto, el programa nos preguntará si queremos usar la tabla actual o si queremos seleccionar manualmente los datos a usar.
Así que vamos a hacer destinatarios de combinación de correspondenciaque aparecerá en una ventana especial.
Todo lo que tenemos que hacer es validar la entrada y finalmente hacer clic en Okey.
Finalmente, debemos hacer clic en Próximo en la barra lateral de la derecha, seleccione la ubicación de las etiquetas generadas por los datos (¡asegúrese de que coincidan con la parte que queremos llenar con datos flexibles!), Haga clic nuevamente en Próximorevisa uno a uno los sobres, cartas o etiquetas creadas por Word y finalmente imprime en la última pantalla con la tecla Presionar (después del último clic en Próximo).
Si no estamos satisfechos con el resultado, también podemos cambiar etiquetas individuales, cartas o sobres creados mediante el botón Editar etiquetas individualespresentes en la última pantalla del asistente.
Cómo fusionar correo en LibreOffice
Si no tenemos la posibilidad de utilizar Microsoft Office en nuestro ordenador, siempre podemos instalar el paquete gratuito. libreoficinacon el que podemos realizar la combinación de correo (aquí se llama correo serie).
Abrimos el programa LibreOffice Calc e insertamos todos los datos flexibles que se utilizarán en la posterior impresión en serie, intentando ordenarlos en una tabla.
Guardamos la hoja de cálculo y abrimos el programa LibreOffice Writer, comenzamos a escribir o creamos una plantilla fija para usarla para la combinación, luego abrimos el menú Herramientas y haga clic en el elemento Impresión por lotes gestionada.
En esta pantalla podemos elegir si comenzar con un documento ya abierto o cargar otro documento o modelo descargado de internet; una vez realizada la selección, haga clic en Próximoelija si desea redactar una carta o un mensaje de correo electrónico y presione nuevamente Próximo para estar en la pantalla principal donde puede ingresar un bloque de direcciones.
Ahora haga clic en Seleccionar lista de direcciones y en la nueva ventana haga clic en Agregar para poder agregar una hoja de cálculo creada previamente con Calc (concretamente una tabla dinámica creada para ordenar datos).
Una vez que se cargan los datos flexibles, haga clic en Otro para seleccionar el formato de datos, luego seleccionamos Combinar campos para poder elegir qué datos usar en el formato elegido.
Ahora estamos empujando hacia arriba Okeyverificamos si todos los documentos generados tienen los datos que cargamos, luego hacemos clic nuevamente Próximoelija el formulario de saludo más apropiado, haga clic en siguiente nuevamente y ajuste el diseño de datos en el documento para que podamos obtener una vista previa del resultado final.
Volveremos al documento de Writer, esta vez dividido en tantos documentos como necesitemos imprimir (veremos aparecer una nueva barra de herramientas en la parte superior). Para iniciar el proceso de impresión, simplemente haga clic en el icono Impresión de documentos recopilados.
recomendaciones
La combinación de correspondencia puede ser muy útil en la oficina cuando necesitamos enviar un documento a varias personas y de hecho solo nos falta cambiar el mensaje de bienvenida, título y saludo final de cada uno de ellos.
En casa, también puede ser muy útil para crear invitaciones de boda, invitaciones especiales o tarjetas personalizadas para cada invitado: siguiendo los pasos que hemos ilustrado, podremos realizar una combinación de correspondencia utilizando tanto Word como Excel (ambos programas de pago son disponible) y LibreOffice (gratis).
¿No puedes hacer atajos en Word? Todo lo que tenemos que hacer es leer nuestra guía para Cómo hacer atajos en Word.
Si por el contrario necesitamos crear una factura en Excel, te invitamos a leer nuestro artículo Cómo crear una factura en Excel desde cero, sencilla y personalizada.
Como última lectura, le recomendamos que eche un vistazo a Cómo imprimir tarjetas de visita en Word o LibreOfficemuy útil si necesitamos varias tarjetas de visita con datos fijos.
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