Trucos de Excel para convertirse en un experto en cálculos y presentación de datos

Operaciones de Excel que deben enseñarse a ejecutarse más rápido, realizar cálculos y presentar datos de la mejor manera posible

Microsoft Excel Excel es una herramienta de trabajo indispensable para cualquier oficina porque puede procesar cualquier tipo de datos y presentarlos de forma agregada para que puedan ser fácilmente explorados o presentados al público.
Cualquiera que ya haya utilizado Excel y esté familiarizado con el programa ya sabe que no es fácil manipular las muchas fórmulas y atajos para manipular datos y que es muy fácil cometer errores, especialmente para quienes comienzan a trabajar con él.
Para satisfacer las necesidades de todos los novatos, este artículo te mostraremos los mejores trucos de Excel fácil de aprender, que pueden utilizar quienes trabajan con este programa ahorra tiempo, da una buena impresión e impresionar al jefe oa cualquiera en vistas de datos con gráficos y cálculos

Los mejores trucos de Excel

Excel es un programa incluido en la suite de Microsoft Office, disponible tanto en la versión clásica (con instalador y licencia perpetua) como en Microsoft 365 (con suscripción y servicios adicionales en la nube).
Todos los trucos que le mostraremos funcionan con ambos tipos de Office; si aún no tenemos Excel en nuestra PC, podemos solucionarlo leyendo el manual Cómo descargar Excel gratis

Cómo habilitar el guardado automático

Dado el trabajo sutil que se realiza en las celdas de Excel (con fórmulas y datos importantes), vale la pena averiguar de inmediato cómo habilitar el guardado automático: ¡No se puede imaginar la frustración y la impotencia cuando perdemos nuestro trabajo en Excel después de muchas horas de analizar datos y fórmulas!
Desafortunadamente, Microsoft solo ofrece autoguardado para Suscripción a la versión de Office: Luego tendremos que suscribirnos a Microsoft 365, descargar la versión provista con la suscripción y una vez que Excel esté abierto, activar el interruptor Auto guardar en la esquina superior derecha.
A partir de ahora, todas las hojas de cálculo de Excel se sincronizarán en tiempo real en la nube de Microsoft para que pueda restaurar rápidamente versiones anteriores del archivo y restaurar todo el trabajo realizado incluso en caso de un corte de energía, ransomware o un bloqueo del sistema.

Borre rápidamente los glóbulos blancos en Excel

Si tenemos una tabla con muchas celdas vacías que deben eliminarse, podemos procesar rápidamente todas las celdas presionando la tecla F5 en el teclado presionando Especial en la ventana que aparece, seleccionando el elemento Celdas vacías y finalmente haciendo clic en Okay
Se resaltarán todas las celdas de la tabla; para cancelarlos sobre la marcha, solo tienes que ir al menú hogar, presione debajo de la tecla Eliminar y en el menú desplegable seleccione Eliminar celdas

Copie la hoja de cálculo en otros archivos de Excel

Si tenemos muchas hojas de cálculo presentadas en archivos de Excel separados, podemos copiar fácilmente las hojas de un archivo a otro. Primero que nada, asegurémonos de tener los archivos de Excel abiertos en la misma computadora, vayamos a la hoja de cálculo para transferir, vayamos al menú hogar, presione debajo de la tecla Formato y seleccionar artículo Mover o copiar hoja… En la ventana que aparece, podemos mover la hoja a otro archivo de Excel abierto para poder agrupar rápidamente varias hojas en un archivo.

Crear menú desplegable en Excel

Si tenemos que usar las mismas etiquetas, nombres, enlaces o fechas varias veces al ingresar o analizar datos, podemos acelerar nuestro trabajo creando un menú desplegable personalizado.
Para esta funcionalidad, cree una lista de elementos en una hoja de Excel, haga clic en el menú en la parte superior Datos, Luego en Validación de datos y otra vez Validación de datos
En la nueva ventana, seleccione el elemento Lista En el capítulo Dejar e inserte celdas o columnas con datos para usar en la sección Origen
Después de confirmar OK, tendremos un menú desplegable con algunas opciones preestablecidas, que también podemos copiar a otras partes de la hoja de cálculo.

Llenado automático de celdas

Por ejemplo, si necesita registrar datos duplicados, puede usar el comando Vista previa en Excel 2013 y versiones posteriores para completar automáticamente el contenido de la celda.
Por ejemplo, si tiene una columna de dirección de correo electrónico que consta de Nombre Apellido, puede crear un nuevo nombre de columna, escribir el primero y luego usar la función Consejos de vista previa para completar todas las demás celdas.
Para hacer esto, simplemente haga clic en el acceso directo CTRL-E

Tablas dinamicas

Una de las herramientas de Excel más importantes y poderosas son las tablas dinámicas, que le permiten resumir fácilmente grandes cantidades de datos sin escribir fórmulas.
Para usarlo, solo ve al menú insertar, inserte una tabla dinámica y seleccione los datos para analizar.
El sitio web de la Oficina tiene guía completa de tablas dinámicas
Esta es definitivamente una de esas operaciones importantes para dominar hojas de cálculo y Excel

Propósito del estudio

Si ya sabe cuál es el resultado del cálculo y necesita generar datos para obtenerlo, debe usar la función de búsqueda de destino de Excel. La herramienta se puede obtener de Datos -> Herramientas de datos (Excel 2013) o Pronóstico > Análisis de simulación > Propósito del estudio ((Excel 2016 y posteriores).
En el cuadro Celda, seleccione la celda con la fórmula que desea definir en el cuadro Valor ingrese el resultado en el campo Cambiar celda escriba el número de celda que debe cambiar.
Un ejemplo de cómo utilizar este truco está en Guía de oficina

Formato condicional

Si está revisando la hoja de cálculo con su jefe u otra persona, es conveniente resaltar los resultados o valores importantes en un color diferente.
Luego seleccione una serie de celdas y seleccione formato condicional en el menú principal eligiendo una de las opciones de gráficos provistas; luego puede pedirle a Excel que resalte valores mayores que 10 o menores que 100 o lo que sea.
También para esta herramienta puedes leer un ejemplo Guía de oficina para entender cómo usarlo.

Indexar y comparar

En otro artículo que he descrito, entre funciones de Excel más útiles para filtrar datos y ver gráficoscómo usar la función search.vert que le permite buscar datos solo en la primera columna de la tabla.
Si, por otro lado, desea filtrar datos en toda la tabla, debe usar fórmulas ÍNDICE es un COMPARAR que encuentran la fila y la columna en la que se encuentra un valor específico.
El caso de uso todavía está en Guía de oficina

Pronóstico

La herramienta de pronóstico le permite crear datos futuros basados ​​en el pasado; Así, se puede calcular el margen de error y la estacionalidad. En Excel 2019, la función de pronóstico está presente en el menú Datos y esto es automático; en versiones anteriores de Excel, tenía que utilizar la fórmula PRONOSTICO, que consume bastante tiempo. En este último caso, le remitimos a Guía de oficina oficial para su creación.

recomendaciones

Estas son solo algunas de las posibilidades que podemos aprovechar en Excel: ¡el sitio web no sería suficiente para describirlas todas! Al aprender a utilizar las técnicas descritas anteriormente, seremos mucho mejores en el manejo de situaciones complejas de hojas de cálculo y, por lo tanto, obtendremos más atención desde una perspectiva empresarial.

En otra guía te contamos Las mejores plantillas gratuitas de Excel para descargar para transacciones financieras y comerciales y más
Si, por el contrario, queremos aprender a utilizar fórmulas matemáticas en Excel, simplemente lea nuestro artículo. Fórmulas de Excel para contar números y celdas (COUNT y SUM)

¿Problemas o dudas? Te ayudamos

Si quieres estar al día, suscríbete a nuestra newsletter y síguenos en Instagram. Si quieres recibir soporte para cualquier duda o problema, no dude en ponerse en contacto con nosotros en info@tecnologiaviral.com.

Deja un comentario