Las 8 funciones de Excel más útiles para manipular datos y hojas de cálculo, usar filtros y mostrarlos gráficamente
Microsoft Excel es el programa más utilizado en empresas y oficinas de contabilidad de todo el mundo debido a su alta precisión en la realización de cálculos y organización de cualquier tipo de datos en forma de cuadros, tablas y gráficos para cuentas personales, familiares o empresariales.
Conocer todas las funciones de Excel puede requerir años de experiencia y lectura de manuales en línea, que no todo el mundo puede sacar de la nada (sobre todo si solo usamos Excel o nos piden que lo usemos para el trabajo).
solo para Empieza a adquirir experiencia en Excel ahora mismo te mostraremos ¿Cuáles son las funciones de Excel más útiles para filtrar datos y ver gráficos?para que podamos navegar mejor por el flujo de datos cargados en hojas de cálculo y empezar a trabajar en Excel como auténticos profesionales.
LEA TAMBIÉN: Trucos de Excel para convertirte en experto en cálculos y presentación de datos
1) Gráficos minigráficos
Los minigráficos están presentes desde Excel 2010 y se utilizan para representar representaciones de tendencias de datos registrados en una fila. Es esencialmente un gráfico en miniatura que se inserta en una sola celda de Excel sin ocupar ningún espacio en la hoja para brindarle un resumen de los datos presentados en la fila de un vistazo.
Para crear gráficos minigráficos, seleccione un rango de celdas, haga clic en el menú Insertar y elija un tipo de gráfico: líneas, gráfico de barras o positivo/negativo.
Sobre sitio web oficial de la oficinauna guía detallada para usar gráficos Sparkline.
2) Formato condicional
El formato condicional es una característica muy conocida de Excel.Se utiliza para renderizar, colorear o cambiar automáticamente el formato de celdas individuales en función de determinadas condiciones. Por ejemplo, resulta útil crear un mapa de calor para ver las celdas con números bajos de color azul y los números más altos de color rojo.
Para crear un mapa de calor con formato condicionalseleccione datos y en el menú principal en la parte superior presione i Estilos, haga clic en el botón Formato condicional después de elegir un tipo de barra de color y una barra cromática. También puede colocar iconos y flechas al lado de cada celda para ver si el valor sube o baja.
Las condiciones son reglas que puede establecer mediante las funciones clásicas de Excel. También para esta característica lea Guía de oficina conocer los dos lados.
3) Funciones MIN MAX GRANDE PEQUEÑO
Funciones “Min MIN” y “Maximum MAX” en Excel extraer los valores máximos y mínimos de los datos seleccionados. Sin embargo, si desea encontrar no solo el primero más grande, sino también el segundo, tercero y enésimo, existen funciones GRANDE Y PEQUEÑOpara encontrar el enésimo valor más grande o más pequeño respectivamente entre los datos seleccionados.
Para obtener más información sobre las funciones de Excel, puede leer Guía de oficina o nuestra guía sobre cómo usar funciones para contar en Excel (COUNT y SUM).
4) Eliminar duplicados
En una tabla con muchos datos dentro (por ejemplo, en una libreta de direcciones) fácil que también hay duplicados para eliminar. Excel funciona bien para eliminar duplicados de una lista o una categoría específica de datos usando una función especial del menú Datos.
Allí Guía de oficina nos brinda todos los detalles sobre cómo filtrar los duplicados y cómo eliminarlos.
5) Filtros de datos en tablas dinámicas
Las tablas dinámicas están entre Operaciones de Excel que todos deberían saber.
Los filtros visuales en las tablas dinámicas le permiten ver un subconjunto de los datos como un gráfico vinculado o como datos sin procesar. Por ejemplo, puede ver las tendencias de ventas de varios productos con un gráfico interactivo que cambia según un filtro aplicado a los datos.
Las segmentaciones son una característica realmente útil y personalizable, así que para aprender a usarlas, vale la pena echarle un vistazo guía oficial que explica todos los detalles en detalle.
6) Función BUSCARV o BUSCARV
BUSCARV es una de las funciones más útiles de Excel. procesar datos en listas de bases de datos (con números de identificación únicos) para que busque un elemento específico en una columna y vea los datos que está buscando en otra columna en la misma fila que ese elemento.
Por ejemplo, en la lista de bienes por artículo, puede averiguar el precio, la descripción, etc.; en la práctica, es una función que automatiza la lectura de ciertos datos en una base de datos de Excel. BUSCARV es una característica utilizada principalmente en el entorno comercial que ahorra mucho tiempo.
Manual español para BUSCARV incluido sitio de la oficina.
7) Cargar datos de otras hojas o documentos
Si tenemos muchos datos para importar a Excel desaconsejamos encarecidamente hacer un simple copiar y pegarya que es posible que los datos no tengan el formato correcto después de cargarlos en Excel.
Actuar como verdaderos profesionales e obtener correctamente datos para gráficos y tablas pulsa arriba en el menú Datoshaga clic en el botón en la esquina superior izquierda para obtener datos y elegimos donde subir los datos a insertar en la hoja de cálculo.
Con este procedimiento podemos cargar datos de cualquier archivo de texto (incluso Word), cargar datos contenidos en un PDF, cargar datos de una base de datos creada para la ocasión, cargar datos de una imagen u otras herramientas de catálogo, algunos datos.
8) Descargar datos de sitios en línea
Nuevamente, para continuar con el tema de los datos cargados, podemos usar Excel para catalogar los flujos de datos provenientes del sitio webactualizar flujos de datos en tiempo real y obtener una tabla lista para usar (obviamente, si la página web utilizada proporciona datos de forma organizada y esquemática).
Para obtener datos del sitio en línea, abrimos el menú nuevamente Datos desde cualquier hoja de Excel, haga clic en el botón en la parte superior izquierda Desde Internetpegue el enlace con los datos de recuperación en línea y haga clic en Okey.
Se abrirá una nueva pantalla donde analizaremos los datos que podemos recuperar del sitio, con la opción de insertarlo ya en una tabla ordenada lista para ser cargada en una hoja de Excel (podemos elegir el tipo de tabla, cambiar el color de la tabla, y también cambiar los encabezados de las columnas individuales).
recomendaciones
Con estos sencillos trucos de Excel inmediatamente seremos mucho mejores con las hojas de cálculo, habiendo adquirido un nivel suficiente de experiencia para poder agregar nuevos datos, filtrar datos y ver gráficos como un verdadero profesional.
Continuando con el tema de Excel, le sugerimos que lea también nuestros tutoriales sobre como hacer una tabla en excel y cómo insertar imagenes en hoja de excel.
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