4 cosas que debe saber para aprender a trabajar con Microsoft Excel, LibreOffice Cal y Google Sheets en la gestión de hojas de cálculo
Quienes trabajan con computadoras tarde o temprano tendrán que empezar a trabajar con hojas de cálculo, una de las herramientas más complejas y poderosas que se pueden usar en una computadora en el lugar de trabajo. No es fácil convertirse en un experto en Excel, pero al menos podemos aprender las operaciones y funciones básicas para trabajar bien con Excel y con los administradores de hojas de cálculo que ofrece. Calculadora de LibreOffice y de Hojas de cálculo de Google (mejores alternativas de Excel).
En la siguiente guía, le mostraremos cómo aprende a usar excel bien o un programa equivalente (como LibreOffice Calc y Google Sheets) para causar una buena impresión en la oficina e incorporar nuevas habilidades al plan de estudios.
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1) Introducir datos rápidamente con formularios o módulos
Introducir datos en una hoja de cálculo es el punto de partida de cualquier análisis de hoja de cálculo. Todos los usuarios nuevos de Excel ingresan manualmente los datos en las celdas, pero usarán un formulario mucho antes.Un formulario es un formulario autopropulsado para ingresar datos rápidamente en las celdas, por lo que ingresa texto y presiona Entrar para pasar a la siguiente celda.
Para agregar un botón de formulario a la última versión de Excel, haga clic en el botón Arriba. Archivoelegimos el punto Parámetroshacemos clic en Acceso rapido a la barra de herramientasmarcar el artículo Mostrar barra de herramientas de acceso rápido luego seleccionamos en la parte superior Todos los equipos (bajo el encabezado Seleccionar equipos de) y Para todos los documentos (en el encabezado Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido); ahora todo lo que tenemos que hacer es encontrar la llave Módulo en el lado izquierdo y haga clic en Agregarpor lo que se agrega a la parte superior de la ventana de Excel.
Ahora que hemos añadido la clave Módulo en nuestra ventana de Excel, podemos crear un formulario (o un modelo, o una máscara de entrada de datos) escribiendo los encabezados de las columnas, lo que facilitará mucho el trabajo que hacemos con las celdas.
En LibreOffice Calc, puede ingresar datos usando un formulario haciendo clic en el menú Datos->Formulario. Antes de usar la función Formulario necesita crear encabezados de columna para que la compilación sea manejable y rápida.
En Hojas de cálculo de Google, los formularios son en sí mismos objetos que le permiten crear encuestas de opción múltiple para publicar en la web; puedes crear un formulario desde un botón Crear o se pueden insertar (usando el menú insertar) en la hoja de cálculo.
Para saber más, también podemos leer las guías oficiales de Formularios de LibreOffice Calc y más allá Formularios de Hojas de cálculo de Google.
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2) Realizar cálculos con funciones y fórmulas
Una vez ingresados los datos en las celdas, es casi seguro que necesitamos realizar alguna operación o cálculo, de lo contrario estaríamos usando Word! Las funciones y fórmulas deben escribirse en el cuadro de texto de arriba y le permiten manipular los datos de la hoja de cálculo, realizar operaciones matemáticas simplesagregar números a la columna, promedio o incluso trabajar con objetos reales como fechas o dinero.
Todos los programas de cálculo tienen su propio conjunto de funciones, con algunas diferencias.Estas páginas en español contienen todas las fórmulas que se pueden ejecutar en sobresalir, Calculadora de LibreOffice y Hojas de cálculo de Google.
Es imposible saberlos todos de memoria., pero es necesario conocer bien las que se utilizan con más frecuencia y las que son necesarias para el trabajo. Echemos un vistazo a algunas operaciones básicas juntas que debes saber:
- Suma de números en celdas: =SUMA(A1,B1) suma dos numeros y =SUMA(A1:A5) es la suma de todas las celdas de A1 a A5.
- =PROMEDIO(A1;B1) promedio de dos números; =PROMEDIO(A1:A10) es el promedio de los números A1 a A10.
- =REDONDO((SUMA(A1:A10)),0) redondear las fracciones decimales de la suma de números de A1 a A10, combinando dos fórmulas en una.
Cada fórmula también se puede encontrar en el menú. Insertar – Fórmula. Para obtener más información, también puede leer nuestra guía de cómo usar fórmulas para contar en excel (COUNT y SUM).
3) Ordenar datos con filtros y tablas dinámicas
Una vez que haya ingresado los datos sin procesar y haya hecho todos los cálculos usando funciones y fórmulas, ahora necesitamos visualizarlos de una manera clara y sencilla. Por ejemplo, podemos ordenar una serie de datos por una columna: haga clic en CTRL-A para seleccionar toda la hoja, vaya a la pestaña Datos cintas, haga clic en “Ordenary seleccionamos una columna y un criterio, que puede ser por ejemplo por número de pedido. Además desde el menú Datos también podemos insertar filtrospor ejemplo, para excluir elementos duplicados.
Tablas dinamicas son filtros avanzados que se utilizan para filtrar grandes listas de datos que, de otro modo, serían ilegibles. Tablas dinamicas le permite tomar algunos datos, hacer un resumen y ver solo algunos de ellos, ocultando el resto. En Excel, podemos crear una tabla dinámica desde el menú insertary en LibreOffice Calc desde el menú Datos.
Aquellos que quieran aprender más también pueden leer guías sobre cómo filtrar datos en excelcomo crear Tablas dinámicas en Libreoffice y como crear tablas dinámicas en hojas de google.
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4) Crear gráficos
Ahora que la hoja de cálculo está llena de datos, cálculos y tablas, podemos aprovechar una de las funciones más utilizadas en Excel y sus alternativas: i gráficos, disponible en versiones 2D y 3D. Después de crear una tabla con datos, seleccione todas las celdas de la misma tabla, presione arriba en el menú insertar y presiona hacia arriba Gráficos recomendados o en una de las teclas gráficas presentes en la sección nombrada gráficos.
En la ventana que se abre, seleccione el mejor gráfico para el tipo de datos que está utilizando y personalice cada uno de sus elementos para obtener una representación gráfica precisa de todos los datos que hemos ingresado en la tabla o en la tabla. parte seleccionada de la tabla.
Para agregar gráficos a LibreOffice Calc, seleccione la tabla o celdas con datos para usar, haga clic en el menú superior insertar y luego en la tecla Gráficos. Si usamos Hojas de cálculo de Google, podemos agregar gráficos abriendo una página web de hoja de cálculo llena de datos, seleccionando datos o tablas, haciendo clic en el menú “Insertar” en la parte superior y haciendo clic en el elemento Gráficos.
Para saber más, también podemos leer las guías oficiales de como crear un grafico en excel, cómo crear un gráfico en libreoffice calc y finalmente como crear un grafico en hojas de google.
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5) Crea macros para tareas repetitivas
Trabajar con Excel puede volverse muy aburrido porque a menudo se trata de tareas repetitivas. En lugar de hacer el mismo trabajo todos los días, puede crear una macro y registrar lo que está haciendo para que la computadora pueda hacerlo por sí misma.
Las macros son el fuerte de Excel y LibreOffice. pero debes tener cuidado porque algunas macros pueden no ser compatibles con Microsoft Office. En Excel, LibreOffice Calc y Google Sheets esto es posible. crear macros más complejas con scripts de software que requerirá un poco de estudio.
Dada la complejidad del tema, le sugerimos que se familiarice con las guías oficiales para como crear una macro en excelcómo crear macros en LibreOffice Calc y finalmente como crear macros en hojas de google.
recomendaciones
Todas estas características son solo la punta del iceberg de lo que podemos hacer con potentes programas como Microsoft Excel o LibreOffice Calc. Usar hojas de cálculo es en realidad una profesión y los usuarios que saben usar bien estas herramientas siempre son muy valorados en el lugar de trabajo, especialmente en las oficinas administrativas y contables.
Para obtener más información, también puede leer nuestra guía de las funciones de Excel más útiles para filtrar datos y ver gráficos.
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