Cómo poner una contraseña en documentos de Word, Excel, Powerpoint con la función de protección de Office y LibreOffice
Por eso, en este artículo te mostraremos cómo proteger un documento escrito en Word, Excel o PowerPoint para que no sea editado o leído, sin el uso de programas externos y sin convertir a PDF. La ventaja es que se pueden compartir fácilmente sin obligar al destinatario a utilizar un programa para descifrarlos.
De esta forma, quien reciba el documento sólo podrá abrirlo con Office y/o modificarlo si conoce la contraseña de desbloqueo (o contraseñas, ya que podemos configurar diferentes contraseñas para lectura y modificación).
En las versiones modernas de Office, así como en LibreOffice, podemos proteger el documento al abrirlo y agregar un cambio de bloqueo, eligiendo lo que se puede hacer dentro del documento (incluso en función de los usuarios que abren el archivo: por ejemplo, el director puede hacer todo, y el empleado solo puede leer y completar los campos obligatorios).
Si el documento contiene información muy valiosa que nadie debería poder leer, podemos establecer una contraseña de lectura que se le pedirá a cualquiera que abra el archivo: así solo aquellos que conocen la palabra podrán ver el contenido del archivo. .
Abra el programa de Office deseado, comience a compilar o escribir un documento, y cuando se trata de guardar, vaya al menú Expedientedesde donde podemos encontrar el menú Proteger documento.
Pulsando sobre el icono podremos seleccionar una serie de elementos destinados a proteger adecuadamente el documento: para evitar que se abra el archivo, seleccionar Cifrar con una contraseñaingrese su contraseña elegida dos veces y confirme Bueno; Ahora todo lo que tenemos que hacer es guardar el archivo (presionando CTRL+B o CTRL+S en el teclado), cerrar Office y asegurarnos de que cuando abramos el archivo, se nos solicite ingresar la contraseña elegida.
Para eliminar cualquier contraseña, simplemente abra el documento, ingrese la contraseña que ha usado hasta ahora, regrese a Proteger documento y haga clic de nuevo Cifrar con una contraseñatratando de dejar el campo en blanco esta vez (simplemente elimine los puntos y haga clic en Bueno).
El procedimiento es válido para cualquier programa de Office: Word, Excel, PowerPoint y demás programas contenidos en el paquete de trabajo de Microsoft.
Si, por el contrario, queremos proteger nuestros documentos de oficina de modificaciones, tendremos que configurar el nivel de modificación en bloqueo (porque algunos documentos tienen cuadros de texto o casillas de verificación que son útiles para completar).
Abre el documento, vuelve al menú Expediente y desde el menú Proteger documentoelegimos el punto Restringir edición. Se abrirá una nueva barra lateral en el documento desde la que podrás decidir si aplicar restricciones de formato o restricciones de edición.
A los efectos de esta guía, marcamos la casilla Permitir solo este tipo de cambios en el documento y seleccione una de las opciones disponibles en el menú desplegable: Sin cambios (solo lectura), Ediciones, Comentarios Tanto como Llenando el formulario.
Si formamos parte de una red de empresa y tenemos otros usuarios registrados en la misma oficina de la empresa, también podemos restringir los cambios a un grupo específico seleccionando en el campo Excepciones (opcional) que se ve afectado por la restricción de cambios.
Haga clic a continuación para confirmar la solicitud de protección Sí, aplicar protección; ahora se abrirá una ventana donde puede ingresar la contraseña de seguridad elegida (posiblemente diferente de la contraseña ingresada para el acceso) o, alternativamente, ingresar la autenticación usando credenciales administrativas (solo la cuenta de PC o Windows que estamos usando actualmente puede hacer cambios).
Si usamos la autenticación de contraseña, podemos integrar perfectamente el bloqueo de acceso que se muestra en el primer capítulo.
Si usamos la autenticación de usuario en su lugar, el documento se cifrará inmediatamente y solo los usuarios autorizados podrán verlo, quienes de todos modos no podrán cambiarlo (solo nuestra cuenta tiene derecho a cambiarlo).
Para eliminar este tipo de protección, simplemente repita todos los pasos ya revisados, desmarque Permitir solo este tipo de cambios en el documento.
Office es una suite de trabajo muy costosa vendida por Microsoft por cientos de euros, lo que dificulta la compra de usuarios generales o usuarios domésticos. Como alternativa real, siempre podemos utilizar el paquete en nuestros ordenadores. libreoficinadisponible de forma gratuita.
Veamos juntos cómo proteger el acceso a un documento y cómo evitar cambios no autorizados.
Para proteger sus documentos más importantes, abra LibreOffice, seleccione un programa para iniciar, cree un documento y, al guardarlo, haga clic en la parte superior Archivo -> Guardar como.
En la ventana de guardar, seleccione un nombre para el archivo, una ruta para guardarlo y asegúrese de marcar la casilla. Guardar con contraseñaluego haga clic a continuación Ahorrar.
Se abrirá una ventana adicional en la que deberá ingresar la contraseña seleccionada dos veces; Cuando esté listo, simplemente haga clic en Bueno para guardar el documento. De ahora en adelante, solo aquellos que conocen la contraseña podrán abrir el archivo y ver su contenido.
Si por el contrario queremos proteger el documento de modificaciones no deseadas, repetimos los pasos comentados en el capítulo anterior, es decir, vamos a Archivo -> Guardar comogarrapata Guardar con contraseñaluego haga clic a continuación Ahorrar. En la ventana en la que debe ingresar la contraseña para abrir, expanda el elemento Opcionesmarcar el artículo Abrir archivo de solo lecturaluego ingrese una contraseña diferente a la establecida para la apertura.
presionemos Bueno confirmar. A partir de ahora podremos abrir el documento en modo de solo lectura sin poder realizar ningún cambio (independientemente de que tengamos acceso seguro al archivo). Para realizar cambios en un documento protegido, haga clic en el menú en la parte superior Editarelegimos el punto Modo de edición e ingrese su contraseña de desbloqueo elegida para asegurar sus cambios.
En esta guía, vimos juntos cómo proteger los documentos cuando se abren y cómo proteger los documentos de los cambios, tanto al usar Office como al usar la suite gratuita LibreOffice.
Alternativamente, podemos proteger uno o más aplicando protección directamente a las carpetas, como se describe en nuestra guía sobre cómo proteger archivos y carpetas con contraseña.
Para proteger los documentos de los cambios, otro método (muy utilizado) es convertir un documento de Office a PDF, como se describe en la guía sobre cómo proteger con contraseña un archivo PDF para evitar que se abra o modifique.
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