Cómo ver el historial de la impresora de Windows

Cómo habilitar y ver el historial de impresión en una PC con Windows y verificar los trabajos de impresión activos

Historial de la impresora ¡No hay nada peor que darse cuenta de que su impresora se ha quedado sin tinta a los pocos días de reemplazar un cartucho o tóner! Si la impresora también está siendo utilizada por otras personas, es muy probable que alguien la haya utilizado para realizar una gran cantidad de impresiones sin previo aviso y la tinta se agote rápidamente. Para entender cuántos documentos se imprimieron sin nuestro consentimiento, en esta guía le mostraremos cómo ver el historial de la impresora de Windowspara rastrear el uso de la impresora y poder verificar inmediatamente cuántas hojas y cuánta tinta se usaron durante nuestra ausencia. En la guía, le mostraremos tanto las herramientas disponibles en el sistema operativo como un programa que le permitirá realizar un seguimiento de todos los documentos impresos.

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Cómo ver el historial de la impresora de Windows

Para guardar información sobre los documentos enviados a la impresora, necesitaremos ajustar algunas configuraciones en Windows. Si queremos proceder de una forma aún más sencilla y práctica, también te mostraremos cómo utilizar un programa de terceros para almacenar todos los documentos impresos (muy útil en el caso de una impresora compartida en la red o no directamente accesible desde la computadora usada).

Habilitar el historial de impresión en Windows

Para obtener el historial de archivos impresos en Windows, necesitamos activar una función que le permite guardar localmente los archivos enviados a la impresora. Dado que mantendremos una copia de cada documento o archivo impreso, le recomendamos que vacíe con frecuencia la carpeta especificada para evitar llenar el espacio disponible en su disco duro o SSD.

Para permitir guardar archivos enviados a la impresora en Windows, abrimos el menú Inicio en la parte inferior izquierda, buscamos y abrimos Panel de controlasí que caminemos por el camino Hardware y sonido -> Dispositivos e impresoras… Identificamos la impresora que tenemos en nuestro poder o que vamos a utilizar para futuras impresiones, hacemos clic derecho sobre ella, seleccionamos el artículo Propiedades de la impresora y en la nueva ventana que aparece, ve a la pestaña Avanzadopara que puedas activar tu voz Mantenga sus documentos impresos
historial de impresión

Para confirmar el cambio, presione Utilizar y finalmente en Okay… A partir de ahora tendremos el historial de los archivos de la impresora visible directamente desde la ventana de vista previa (spooler o cola de impresión).
Documentos impresos

Para ver esta ventana del historial sin imprimir una hoja, simplemente abra la ruta Panel de control -> Hardware y sonido -> Dispositivos e impresoras como se muestra arriba, haga clic derecho en la impresora para verificar y luego haga clic en Ver proceso de impresión… O abra el menú Inicio en la parte inferior izquierda, busque y abra el programa. Gestión de impresiónsigamos el camino Filtros personalizados -> Todas las impresoras luego haga clic derecho en la impresora que desea verificar para seleccionar el elemento Abrir cola de impresión
Cola de impresión

Si no queremos abrir demasiadas ventanas, también podemos consultar el historial de impresión abriendo Conductor o Recursos informáticos y visitando la ruta C: Windows System32 spool PRINTERSdonde encontraremos todos los archivos enviados a la impresora en un formato ilegible (archivos SHD y SPL, que suelen estar enlazados por pares para cada documento enviado a la impresora).
Spooler

Independientemente del método utilizado, podremos saber cuántos documentos se enviaron a la impresora para determinar de inmediato la cantidad de tinta utilizada (especialmente con impresiones más largas), así como obtener la fecha y hora de envío. Desafortunadamente, con este método, solo se guardarán las instrucciones y configuraciones enviadas a la impresora, por lo que solo podremos obtener el nombre y la extensión del archivo enviado a imprimir: por lo tanto, no podremos usar este método para recuperar un documento que se imprimió en el pasado, no tenemos archivo de origen.

Habilitación del historial con PaperCut Print Logger

Si queremos utilizar un programa de terceros para monitorizar los procesos de todas las impresoras conectadas al ordenador, te recomendamos que descargues el programa gratuito Registrador de impresión PaperCut
Registrador de impresión PaperCut

Una vez instalado en nuestra computadora, inmediatamente comenzará a rastrear todas las impresiones realizadas con el fin de poder obtener información valiosa sobre cada proceso de impresión realizado sin nuestro consentimiento.
Para ver el historial de impresión generado por el programa, abra el menú Inicio en la esquina inferior izquierda y busque la carpeta Registrador de impresión PaperCut, amplíelo y finalmente presione Visualización de datos de impresión… Se abrirá una página web local (funciona incluso sin Internet) con todos los trabajos de impresión que ejecuta su computadora en primer plano, con detalles de la fecha y hora de impresión, el usuario que comenzó a imprimir, el número de páginas, el número de copias, la impresora utilizada y el nombre del documento desde el que se inició la impresión.

recomendaciones

Como vimos en las líneas anteriores de esta guía, es bastante fácil ver el historial de impresión en Windows, pero tendremos que actuar con anticipación para obtener información sobre los procesos de impresión posteriores (por lo que no podremos visualizar documentos que se imprimieron anteriormente, historial de activación de Windows o la instalación de PaperCut Print Logger). Si, por el contrario, también queremos reimprimir documentos que ya se han impreso, tendremos que hacer referencia al historial de impresión incluido en cada impresora (normalmente limitado a una determinada cantidad de documentos y resetear cada vez que se apaga el dispositivo .).

Si queremos comprobar los niveles de tinta o tóner en nuestra impresora, le invitamos a leer nuestra guía sobre cómo Verifique el nivel de tinta en la impresora
Para agregar un nuevo sello a Windows en su lugar, simplemente lea los pasos descritos en nuestro artículo sobre cómo Agregar impresora a Windows
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