¿Queremos compartir espacio en la nube con amigos, familiares o colegas? Veamos cómo hacerlo con Google Drive.
El espacio en la nube disponible en Google Drive se considera mayoritariamente como un espacio altamente privado donde almacenamos nuestros documentos confidenciales o archivos de Word o PDF, así como documentos que no queremos que otros usuarios lean por error desde nuestra PC. Pero además de ser un gran espacio personal y privado, Google Drive también puede convertirse espacio común en la nubepoder compartir archivos de cualquier tipo entre compañeros de trabajo (más aún si ya estamos trabajando en un espacio de trabajo inteligente).
Echemos un vistazo en esta guía. cómo crear una unidad compartida (de pago o gratis) para que podamos compartir nuestros archivos de forma rápida y sencilla y, si es necesario, también permitir que otros usuarios guarden archivos en nuestro espacio).
Cómo usar unidades compartidas
El espacio de Cloud Drive se puede compartir con otros usuarios siguiendo cuidadosamente los procedimientos descritos en los siguientes capítulos; También tendremos que fijarnos en los permisos que damos a los usuarios para no llevarnos sorpresas desagradables. En un capítulo aparte, también le mostraremos cómo acceder a un Drive compartido por otro usuario para que también sepamos cómo intervenir si se nos invita a participar en un Drive compartido.
Crear una unidad en línea compartida
Para crear una unidad compartida, debemos tener una cuenta de Google Workspace, la única forma de acceder a las unidades compartidas y crearlas; si no lo tenemos ya Cuenta de Google Workspace podemos contratar una suscripción por 5 euros al mes o contactar con el empleador para acceder al disco compartido de la empresa. obtuvoacceso a la cuenta haga clic en la parte superior izquierda NuevoEscoger Unidades compartidasasigne un nombre de su elección, luego haga clic en Crear confirmar.
Espacio común creado; para poder agregar nuevos miembros a una unidad compartida, seleccione el nombre de la unidad en la columna izquierda, haga clic en “Agregar miembros” en la parte superior, luego agregue los nombres (si ya están en nuestra lista de contactos de Google) o direcciones de correo electrónico de las personas que queremos agregar, luego haga clic en Enviar para consideración.
Ahora que se han agregado personas, es hora de llenar la unidad compartida con nuestros archivos comerciales prefabricados o crear nuevos directamente en Google Workspace (que también ofrece una suite de oficina en línea muy similar a Office). Para agregar o crear nuevos archivos, seleccione la unidad compartida en la columna de la izquierda, haga clic en Nuevo así que elijamos entre Carpeta, Subir archivo, Carga de carpeta o haga clic en uno de los elementos del paquete Google Docs. 
Todos los documentos presentes en el Drive compartido se pueden ver, modificar, descargar o ver solo en función de los permisos que queramos asignar a cada usuario que participa en el Drive compartido.
Administrar permisos y acceso a una unidad compartida
Si queremos elegir los permisos que se asignarán a cada usuario que tenga acceso a nuestro disco compartido, pulsamos de nuevo sobre el nombre del espacio compartido (en la columna de la izquierda), pulsamos sobre el número de participantes en la parte superior y, para cada uno de ellos, haga clic junto al nombre para seleccionar qué permisos asignar a cada uno de ellos.
Responsable somos nosotros o quienquiera que haya creado la unidad compartida y tenga los permisos más altos (incluidos agregar y eliminar miembros y administrar todos los archivos); los permisos más altos que podemos asignar a otros usuarios, Gestor de contenidos (puede hacer cualquier cosa con los archivos excepto vaciar la papelera de reciclaje de archivos, invitar a nuevos miembros y cambiar permisos) o coautor (puede ver y editar archivos, pero con derechos limitados).
Si por el contrario queremos asignar permisos muy limitados a usuarios ocasionales o nuevos empleados, podemos asignar permisos Comentarista o Espectador; si en cambio queremos eliminar a un miembro, simplemente use votar Quitar miembropero solo si nosotros Responsable disco compartido.
Si nos invitaran a un disco compartido lo único que tenemos que hacer es aceptar la invitación recibida por correo electrónico para que podamos ver el espacio compartido que ha aparecido en la columna izquierda de nuestro Google Drive (con los permisos asignados por el administrador); en este caso no es necesario que nosotros (y otros usuarios) tengamos un Google Workspace (que, en cambio, se solicita al gerente para obtener todas las herramientas y el espacio necesarios para el trabajo).
Cómo crear un espacio compartido sin Google Workspace
Si no tenemos una cuenta de Google Workspace y solo queremos compartir algunos archivos simples con amigos o familiares, también podemos arreglárnoslas con la versión gratuita de Google Drive creando una carpeta compartida. Para continuar, abrimos la página web de nuestro Google Drivehaga clic en la parte superior izquierda mi discohacemos clic en Nuevo y elegimos Carpeta. En la nueva ventana, seleccione el nombre de la carpeta, haga clic en Crear y, en cuanto aparezca en nuestro espacio en la nube, hacemos clic derecho sobre él y seleccionamos el elemento Cuota.
En la ventana que aparece, agregue los nombres o direcciones de correo electrónico de los usuarios con los que desea compartir la carpeta, seleccione los permisos para asignar y luego haga clic en el fin.
Como alternativa a Google Drivepuedes usar otros Servicios gratuitos en la nube para guardar archivos en línea como Onedrive, Dropbox u otros menos conocidos como pCloud.
recomendaciones
A nivel de la empresa o la escuela, Shared Drive es una de las formas más eficientes y seguras de compartir archivos cuando trabajamos de manera inteligente o queremos que los estudiantes accedan a documentos, exámenes o diapositivas sin esfuerzo (simplemente arrastre y suelte archivos en Shared Drive o muévalos desde el disco personal hasta el espacio en la nube). Si no tenemos Google Workspace, aún podemos crear carpetas compartidas para nuestros amigos y familiares sin pagar nada (¡vigila el espacio restante!).
Para convertirse en un usuario avanzado de Drive, lo invitamos a leer Guía de expertos para usar Google Drive/Docs y Las mejores extensiones de Google Drive/Documentos (en Chrome).
Si queremos combinar Drive con otras útiles herramientas de trabajo inteligente, basta con leer nuestro análisis detallado. Aplicaciones de trabajo inteligentes para trabajar desde casa.
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